Izvršni asistent

Naziv radnog mesta:    Izvršni asistent

  1. Cilj:
  • Doprinosi i olakšava aktivnosti Poslodavca u Boru.
  1. Osnovne aktivnosti i zadaci obuhvataju sledeće, drugi poslovi mogu biti dodeljeni:
  • Upravlja dnevnim kancelarijskim aktivnostima: dolazna i odlazna komunikacija, zakazivanje sastanaka, organizacija i održavanje kompleksnog sistema zavođenja i čuvanja dokumentacije i baze podataka, pregled pristigle dokumentacije, priprema dokumentacije i izveštavanje;
  • Obezbeđuje visok nivo administrativne podrške Izvršnom odboru/Menadžerima uključujući i glavni kontakt za međusektorsku saradnju i organizaciju događaja u službi/odeljenju;
  • Kontroliše kalendar izvršnog odbora uz blagovremeno prioritiziranje, radi obezbeđenja pažnje Izvršnog odbora usmerena na kritična i strateška pitanja;
  • Nadgleda i koordinira komunikaciju između Izvršnog odbora i ostalih Menadžera, pravi nacrt korespodencije za potpis, prati i pregleda zahteve, vrši identifikaciju prema značaju, uz garanciju da su zahtevi ispunjeni pravovremeno, zadaci upućeni pravim licima i rešeni;
  • Upravlja poverljivim informacijama za Izvršni odbor prema zahtevu, uključujući direktnu i čestu interakciju sa Direktorima i Menadžerima;
  • Prikuplja informacije, u ime Izvršnog odbora, istražuje predmet, priprema preglede i ostalo, uz koordinaciju sa ostalim službama/odeljenjima radi obezbeđenja potrebnog materijala;
  • Priprema i uređuje korespodenciju, izveštaje, prezentacije, planira i organizuje sastanke;
  • Uređuje putovanja i sastanke kroz pripremu i raspored putovanja, pravi raspored poseta na putovanjima, vrši rezervacije drugog transporta, organizuje smeštaj i drugo;
  • Priprema material za sastanke Izvršnog odbora/Menadžera (prezentacije, govori i slično) uz koordinaciju sa ostalim osobljem vezano za istraživanje teme, izveštavanje i materijal za prezentacije;
  • Priprema zapise sa sastanaka, razni materijal za izvršni odbor, sastanke menadžmenta i druge odbore/grupe, prema zahtevu;
  • Izvršava dnevne kancelarijske poslove: kopiranje, pruža administrativnu podršku, vodi dokumentaciju u skladu sa pravilima kompanije, vodi računa o čistoći i održavanju kancelarisjkih prostorija, u skladu sa praksom minimiziranja troškova i zadovoljenja poslovnih potreba;
  • Održava kontakt sa eksternim isporučiocima usluga (čišćenje, održavanje prostorija i opreme) radi obezbeđenja zadovoljavajućeg nivoa usluga u skladu sa standardima kompanije;
  • Stara se o reprezentaciji privrednog društva Rakita, kvalitetu prezentacije i stalnoj afirmaciji Rakite u kontaktu sa poslovnim partnerima;
  • Koordinira nabavku kancelarijske opreme i upravlja troškovima;
  • Dokumentuje procese i procedure vezano za svoje dužnosti i odgovornosti;
  • Obezbeđuje kvalitetnu uslugu unapređujući rezultate kroz učenje, ocenjivanje, redizajn procesa i implementaciju izmena;
  • Redovno izveštava neposredno nadređenog i odgovara za verodostojnost podataka;
  • Pridržava se etičkih principa profesije i deluje u skladu sa politikom i procedurama Poslodavca;
  • Obavlja druge poslove po nalogu neposrednog rukovodioca;
  • Obavezan je i odgovoran, u delokrugu svoga rada, za primenu mera za bezbedan i zdrav rad u skladu sa Zakonom o bezbednosti i zdravlju na radu, drugim propisima iz te oblasti i  Pravilnikom o bezbednosti i zdravlju na radu;
  • Poštuje mere ekološke i protivpožarne zaštite u delokrugu svojih poslova;
  • Učestvuje u obezbeđivanju funkcionisanja sistema kvaliteta u skladu sa standardima kvaliteta.
  1. Lokacija i trajanje zaposlenja:
  • Bor, 1 godina.
  1. Linija odgovornosti:
  • Ova pozicija odgovara finansijskom direktoru.
  1. Odeljenje/Služba:
  • Finansijska služba.
  1. Nadzorna ovlašćenja:
  • Ova pozicija nema nadzorna ovlašćenja
  1. Obrazovanje i / ili iskustvo, Sertifikati:
  • Stečeno visoko obrazovanje iz oblasti društveno-humanističkih nauka na osnovnim akademskim ili strukovnim studijama,
  • Najmanje jedna godina radnog iskustva u finansijskoj administraciji,
  • Odlično znanje engleskog jezika i
  • Odlično znanje rada na računaru (prvenstveno upotreba programa iz MS Office paketa, Adobe Acrobat, društvenih medija i web platformi).
  1. Ostale veštine i sposobnosti:
  • Visok nivo veština pismene i usmene komunikacije;
  • Analitičan i proaktivan pristup rešavanju problema uz sposobnost preduzimanja konkretnih akcija;
  • Dokazana sposobnost upravljanja poverljivim informacijama uz odgovarajuću diskreciju;
  • Odlične veštine planiranja i organizacije radi ispunjenja rokova;
  • Obavljanje posla uz minimum dnevnog nadzora;
  • Sposobnost efikasnog i aktivnog učenja,
  • Prihvata rad u timu i kooperativnost.

(Neke od navedenih veština i sposobnosti mogu se dobiti putem dodatne obuke, ali kandidati moraju biti u stanju da pokažu sposobnost da steknu ove uslove pre zaposlenja)

NAPOMENA: Zainteresovani mogu popuniti Prijavu za posao koja se nalazi ispod ovog teksta i poslati svoj CV na adresu jobs@rakita.net ili doneti odštampanu biografiju (CV) lično u Info centar kompanije, adresa Moše Pijade 46/6 (preko puta Doma kulture u Boru).